20代の女性店長&マネージャーを応援するブログ

元アパレル店長による、店長お悩み相談室。悩める新人店長さんはもちろん、マネージャーさんや若き管理職さんのヒントになりそうな記事をUPしております。

マネジメント歴15年の現役マネージャーによる、女性店長&マネージャーを応援するブログ。 仕事を頑張る女性の仕事&暮らしが素敵になる情報をUPします!                                    

締め切りとメールのマイルール

 

f:id:mikazukiya:20180510215809p:plain

こんばんは、mikaccoです。

 

本業がピークです(私の)。

1週間のうちに3回も別の内容の勉強会をやらなければなりません。自分で資料を作って自分でしゃべらないといけないやつです。3つ勉強会のうち1つの資料はまだこの世に存在していません。

そして、今私が統括している商談中のお客様が150組様くらいいて、毎日「●●について教えてください」とか「●●の資料が違ってました(結局違ってなかった)」とか連絡が入ります。さらに、取りまとめてくれる関連会社の担当が新人ちゃんで、いちいちフォローを入れないと仕事が完結しません。

さらに、今日の17時頃、「今日中にお願いします」という、わりかし時間のかかるチェック業務の依頼がきました。(しかも担当者が情報止めてて締め切り間際に送ってくる最悪のパターン)

 

でもね、お腹がすいたので家に帰ってきました。(※嘘です。パソコンが強制シャットダウンされたからです。)

 

大丈夫。まだ焦る時間じゃない。(←分かる人はきっと同年代。仲良くしましょう。)

まず、勉強会の資料は、構想はすでに出来上がっています。手書きで。あとはそれをパワポに起こすだけ。まあ2時間あれば出来るでしょう。(その2時間をどこで確保するかも計画してある。)

 

質問は、私が答えられないやつは全部答えられる人にボールを投げてきました。で、質問した人には「いま確認中なので分かったらメールします」と回答済み。私は待つだけの状態です。(これで「まだですか?」と催促されたら、担当者に催促するだけ)

 

そして一番大事なのは、「今日中にお願いします」に対しては、「無理です(もっと早く言ってください)。明日の午前中まで時間ください」と返したこと。(というか内線で連絡しようとしたらその時点ですでに担当者いなかったんですけど・・・???)

 

私が絶対にやらないのは、「何時になってでも今日中にやらなければいけない仕事」を残すこと。これだけは本当に避けています。同じやるなら、「締め切りの前々日に頑張る」ほうがまだまし。前々日に頑張る⇒前日に最終チェック⇒提出できるから。

 

あと、人に課す締め切りは、自分が本当に欲しい日付の3日~1週間くらいまえに設定します。絶対に遅れる人がいるから。みんな忙しいのは分かってる。だからちょっと遅れても許してあげられるように、余裕を持つ。「今日の今日」だと、「何があっても絶対ください!」みたいに相手を追い詰めることになるし、そもそも相手が対応出来ない(しない)場合もあるから(あ、今日の私だ。)

 

あ、自分に育成責任がある部下の場合は別ですよ。ちゃんとスケジュールを握って、スケジュール的に無理がないことを確認したうえで、「いつまで」は遵守させます。締め切りを守らないと、その後にその仕事を受ける人が皆迷惑することをたたき込みます。自分で完結する仕事のほうが少なくて、自分の仕事の先で待っている人がいることが想像できない人は、一人前の社会人ではないと私は思っています。

 

あと、今日もうひとつ発見したんですけど、

レスポンスが速い=業務を理解していて、即時判断ができる

レスポンスが遅い=自分で判断できない。判断に迷いがあり、先送りする。

だなぁと。

メールのルールとして、「メールは開いたらそのまま返信」を自らに課しているのですが、最近、いくつか出来ていないメールが残っていたので、これは反省事項です。「そのまま返信」を100%出来ていたら、仕事って溜まらないですからね。受信フォルダを空にして(=すべて処理済みにして削除済みアイテムに移動して)帰るのが理想です。

これもレスポンス待ちがあると残ってしまうのですが・・・だからメールの返信が速い人って、それだけで惚れます。大好きです。独身の男性だったら「結婚ましょ!」って思うし女性だったら「今度飲みいきましょ!」ってなる。(いや、心の中で思うだけですけど。)

 

なんか、思考を垂れ流してしまいました。

やっぱりちょっと疲れてるのかな~。

ゆっくりお風呂に入って、早めに寝たいと思います。ではでは~。